Сопроводительное письмо из одной организации в другую

сопроводительное письмо из одной организации в другую

Требования к оформлению документов»;

• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

• наименование организации;

• справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см.

Направляемое по электронной почте резюме в менее именитые и престижные компании, может сопровождать в самом теле письма грамотно составленный текст, без оформления его на отдельном листе.

При этом должны быть на виду контактная информация, инициалы (или имя и фамилия) и фамилия .

Примерно следующим образом выглядит краткий вариант сопроводительного письма (примеры 1-3):

Сопроводительное письмо к резюме Пример 1.

Уважаемая Валерия,

в ответ на вашу вакансию «специалист по привлечению оптовых клиентов», опубликованную в журнале «Зарплата и Работа», высылаю свое резюме. Готова при необходимости предоставить любую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.

С наилучшими пожеланиями,

Петрова Елена, тел.

Сопроводительное письмо из одной организации в другую

Инфоinfo
Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4.


Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6.

Сопроводительное письмо из одной организации в другую организацию

Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются.
См. Пример 2.

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

Сопроводительное письмо из одной организации в другую страну

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

  • Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении сопроводительного письма к резюме, от содержания которого во многом зависит успех при приеме на работу.

Образец сопроводительного письма к документам

Кроме правил оформления сопроводительных писем, представителям бизнеса будет полезно узнать, как составляются иные документы:

  • претензия на возврат денежных средств;
  • справка с места работы для визы;
  • акт выполненных работ.

Подводим итоги

При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16.

Важноimportant
И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.


Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть

Организационно-распорядительная документация.

Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер).

Перечня 2010);

• переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

РЕЗЮМЕ

1.

Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

4.

Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.
Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *