Опись бумаг находящихся в деле бланк

Это:

  • дела со сроком хранение более 10 лет;
  • дела с постоянным сроком хранения;
  • дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

Внутренняя опись: общая информация

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д.

Опись документов находящихся в деле бланк

T————————-T———-T————-T——T———-¬ ¦Порядковый¦ Номер документа ¦ Номер ¦Вид и краткое¦Номера¦Отметка об¦ ¦ номер ¦ и дата ¦экземпляра¦ содержание ¦листов¦изъятии ¦ ¦ +———T—————+ ¦ документа, ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦входящего¦подготовленного¦ ¦ откуда ¦ ¦из дела и ¦ ¦ ¦ ¦ (исходящего) ¦ ¦поступил, кто¦ ¦его место-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ подготовил ¦ ¦нахождение¦ +———-+———+—————+———-+————-+——+———-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +———-+———+—————+———-+————-+——+———-+ L———-+———+—————+———-+————-+——+———— Всего в опись внесено ______________ документов, на ______ листах, (прописью) _____ листов из дела изъято, взамен их подшито ___________________ (прописью и цифрами) справок-заместителей.

Опись документов находящихся в личном деле бланк

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.

Опись документов находящихся в уголовном деле бланк

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

Опись бумаг находящихся в деле бланк

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются.

  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к.

Бланк описи бумаг находящихся в деле

1.

Важноimportant
Рапорт старшего группы задержания ПЦО отдела вневедомственной охраны при отделе полиции № 1 УМВД России по г. Барнаулу старшего сержанта полиции Андрюшкина С. В.

2. Протокол об административном задержании № 00012345.

3.


Протокол личного досмотра, досмотра вещей, находящихся при физическом лице.

4. Протокол изъятия вещей и документов.

5. Протокол об административном правонарушении № 00023435.

6. Объяснение свидетеля Петрова С. А.

7. Постановление по делу об административном правонарушении № 0145338.

Опись составил:

инспектор отдела по борьбе

с правонарушениями на потребительском рынке

и исполнению административного законодательства

отдела полиции № 1 УМВД России по г.
Барнаулу

капитан полиции П. Л. Крюков

Начальнику отдела полиции № 1

УМВД России по г.

Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».

  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации.

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи.
Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке).

К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается.

Барнаулу

подполковнику полиции

С. М. Литвиненко

РАПОРТ

Докладываю, что 15 октября 2011 г. в 22:45, находясь на маршруте патрулирования УП № 93, получил по радиостанции сообщение от дежурного ПЦО ОВО при ОП № 1 УМВД России по г. Барнаулу о срабатывании кнопки тревожной сигнализации на охраняемом объекте «Автоколонна 1245», расположенном по адресу: ул. Заринская, 14. Прибыв по указанному адресу в 22:50, получил сообщение от сотрудника ведомственной охраны Петрова С.
А., что примерно в 22:40 на территорию автоколонны через ограждение объекта проник ранее неизвестный ему гражданин, который скрылся в районе складских помещений.

Мной совместно с сержантом полиции Карамзиным В. С. и старшим сержантом полиции Кологривовым И. В. был проведен осмотр территории охраняемого объекта, в результате которого за складским помещением № 2 обнаружен неизвестный гражданин.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *