Обязанности секретаря референта на предприятии

обязанности секретаря референта на предприятии

  • 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
  • 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
  • 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.

Скачать образец

Права и обязанности

Сотрудник обладает следующими правами:

  • 1.


ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1.

Обязанности секретаря референта на предприятии

  • Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
  • Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
  • Приемом и отправкой факсов.
  • Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
  • Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Преимущества и недостатки

Осуществляя деятельность в должности секретаря-референта, человек получает опыт деловых контактов, имеет возможность заводить важные знакомства, которые впоследствии могут пригодиться для решения актуальных вопросов собственного бизнеса.

Ежедневное общение с работодателем позволяет осуществлять наблюдение за его стилем управления предприятием, за его умением принимать решения, а также за нюансами формирования отношений с партнерами и подчиненными.

Инфоinfo
Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.

С другой стороны, такие требования к образованию и квалификации секретаря в большинстве случаев зависят исключительно от пожеланий работодателя. Исключение, пожалуй, составляет только охрана труда и пожарная безопасность. В случае если такие функции возлагаются на работника, ему обязательно нужно пройти соответствующее обучение, т.


к. данное требование закреплено законодательно.

  • Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
  • Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
  • Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
  • Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки.

Должностные инструкции

Должностная инструкция секретаря-референта

Открыть в формате WORD

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.

Требования к секретарю суда

  • Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
  • Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
  • Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
  • Все исправления заверяются согласно принятой форме.
  • Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
  • Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора.

В зависимости от того, какой деятельностью занимается компания, в обязанности этого сотрудника может вменяться:

  • ведение деловой переписки;
  • работа с архивом;
  • своевременная передача документов между структурными подразделениями организации и конкретными исполнителями;
  • оформление приказов руководителя;
  • организация рабочего времени руководителя;
  • осуществление посреднических функций при работе с иностранными партнерами (в т. ч. перевод устной речи и документов).

На многих предприятиях к обязанностям секретаря относится также ведение кадрового учета. Правда, работа с кадровыми документами требует определенных знаний и навыков, поэтому это можно назвать необязательной частью полномочий секретаря.

На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: — перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; — организации работы с документами, составления документации; — организации управленческого труда; — применение средств вычислительной и организационной техники; — перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; — культуры труда и служебной этики; — охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1.
Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2.

В небольших компаниях к должностным обязанностям секретаря иногда относят работу в сфере охраны труда и пожарной безопасности. При этом на него возлагаются обязанности:

  • по проведению вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте (первичных, внеплановых, повторных);
  • инструктированию работников по пожарной безопасности;
  • проведению тренировок по действиям работников предприятия в случае чрезвычайных ситуаций.

Также секретарь принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве, подготавливает и сдает документы, касающиеся охраны труда и безопасности.

Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *