Номенклатура дел в организации с персональными данными

номенклатура дел в организации с персональными данными

созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3.


Закон разъясняет, как должна обрабатываться личная информация.

Персональные данные: обрабатываем, храним и защищаем

Перечень мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами Обращаем Ваше внимание, что типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, могут храниться в формате цифровых копий при соблюдении требований к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 г.

Номенклатура дел в организации с персональными данными

Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения

Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка

ч.4 ст. 189 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст.

Номенклатура дел в организации с персональными данными фамилия имя отчество

Чтобы много раз не вписывать вручную длинный текст, для ускорения процесса можно использовать самонаборный штамп.Пример 7

Корректировка срока хранения на фрагменте обложки дела (выделено оранжевым)

Формулировку статьи 22.1 Закона об архивном деле о сроке хранения документов по личному составу изменили 18.06.2017 (теперь срок хранения 50 или 75 лет зависит не от момента создания документа, а от момента его завершения делопроизводством). Об этих и других важных изменениях в данном законе читайте в следующей статье .

Сноски

  1. Далее – Закон № 125-ФЗ.

Номенклатура дел в организации с персональными данными по закону

Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  1. Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом.
    Инфоinfo
    В первом – нет.
  2. Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  3. Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  4. Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  5. Форма Т-2 включается в перечень отдельно.

Это основной документ кадрового учета.

При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

Важноimportant
Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год, которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения.


В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих (личные дела, книги и журналы учета и т.п.). См. Пример 5.

Только отметка «ЭПК» в итоговой записи к номенклатуре дел в настоящее время по отношению к документам / делам по личному составу должна быть заменена отметкой «ЭК», т.к.

ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников (заручившись их письменным согласием на это):

Необходимо учитывать также, что в понятие «документы по личному составу» включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (табели учета рабочего времени, лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.), которые ведет бухгалтерия.

Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов.

Для подразделений — 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

Информация в этой графе может быть разной.

Данные, хранящиеся в операционной системе, удаляются не в корзину, а полностью с жесткого диска.

О персональных данных» № 152 от 27.07.2006, в соответствии с которым таковыми признается любая относящаяся к физическому лицу информация, на основании которой это лицо может быть определено. Таким образом, к персональным данным (далее — ПД) могут быть отнесены:

Такие данные хранятся в любой организации, выступающей в качестве работодателя, т.

к. еще на стадии трудоустройства каждый работник представляет пакет документации, содержащей сведения, позволяющие его идентифицировать.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *