Как закрыть журнал регистрации писемм

как закрыть журнал регистрации писемм

Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку.

А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности. Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения.


Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

Оформление

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись.
Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал. Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование.

Заверительная надпись делается на следующей строке после последней записи в журнале.

Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа.

Как правило, образец журнала регистрации входящих и исходящих документов оформляется в виде таблицы и имеет 5 столбцов. Далее мы рассмотрим, как правильно их заполнять.

Какие графы должны присутствовать

Журнал исходящих документов (образец представлен ниже) чаще всего состоит из 5 столбцов:

  • Регистрационный номер исходящего письма;
  • Дата;
  • Адресат;
  • Краткое содержание;
  • Исполнитель.

Журнал регистрации исходящих документов образец

Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец

  1. Регистрационный номер присваивается исходящим письмам начиная с №1 с началом нового календарного года.

Журнал регистрации входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.
Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Важноimportant
Нумерация Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности. Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы.


Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу.

Как правильно «закрыть» журналы вх. и исх. корреспонденции?

Книга или альбом? Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф.

Симпотяжка [e-mail скрыт] Российская Федерация, Московская обл., г.Раменское #11[117272] 29 декабря 2009, 11:25 Да, опись тоже не неотъемлемая часть сдачи документов в архив Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Mirta [e-mail скрыт] Российская Федерация, Санкт-Петербург #12[126892] 3 февраля 2010, 17:44 Век живи, век учись, у нас все просто, бросил в коробку и до свиданья. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Не верь, не бойся, не проси.

Приди, возьми и унеси. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Закрытие журналов регистрации

Книга или альбом? Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф.

  • охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание);
  • учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы);
  • поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко);
  • контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.).

Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них.

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки.

СЭД служба делопроизводства готовит проект приказа первого руководителя (по административно-организационной деятельности, срок хранения – 5 лет) о «закрытии» баз данных или соответствующих представлений в них.

В зависимости от системно-функциональной архитектуры СЭД и ее названия формулируется заголовок приказа, например:

О порядке предоставления прав доступа к базам данных СЭД «Экто» в 2014 г.

или

О введении в действие баз данных и представлений СЭД «Экто» в 2014 г.

Констатирующая часть текста приказа должна содержать ссылку на тот локальный нормативный документ организации, в котором установлен порядок ограничения и учета прав доступа, например:

Во исполнение Политики информационной безопасности, утвержденной Советом Директоров (протокол от 20.12.2005 № 4) и п. 7.11.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *