Как вести реестр описей в архиве организации

Поясните, пожалуйста, что такое «крайние даты» в описи. Это даты первого и последнего документа внесенного в это дело? Т.е. например: я сдаю авансовые отчеты за 2015 год, первый документ в этом деле датируется 10 января 2015 г., а последний 31 декабря 2015 г. Это и будут крайние даты?

Здравствуйте! Крайние даты – это даты первого и последнего документа дела. В плановых и отчетных документах крайние даты не ставятся в описи и на обложке дела, указывается только год. Годовой отчет за 2015 год – в дате указывается 2015 год, хотя отчет составлялся в 2016 году. План на 2017 год – указывается 2017 год, хотя план составлялся в 2016 году.

Здравствуйте! В нашей организации помимо основной деятельности, есть еще и издание журналов. Сколько нужно хранить издаваемые журналы и какая статья Перечня.

An error occurred.

Кроме того, ведение данной книги требует слишком много времени.

Но если возникнет необходимость в ведении такой книги, то здесь вы найдете образец книги учета поступления и выбытия документов и пример ее заполнения.

Список фондов ведут только в тех случаях, когда на предприятии хранятся документы двух или более фондов. Поэтому данный документ не актуален для большинства архивов.

Лист фонда необходим для того, чтобы фиксировать изменения в названии компании, учитывать и нумеровать уже хранящихся в архиве описей дел, а также учитывать поступающие и выбывающие архивные документы.

Для того чтобы учитывать виды и количество описей дел в архиве используется реестр описей.

На протяжении всего периода своей деятельности нам еще не встречались документы страхового фонда или другие особо ценные дела в составе ведомственных архивов организаций.

Вниманиеattention
Какой номер фонда отражать в «Книгу учета поступления и выбытия дел, документов» в графе №5.

Здравствуйте! Для организаций, передающих документы в государственный или муниципальный архив, в книге учета поступления… (гр.5) указывается номер фонда, присвоенный архивом. В вашем случае номера фондов должны быть присвоены как фонду исполкома, так и фонду администрации (они должны быть разные).


Присвоенные номера фондов указываются как для дел постоянного хранения, так и для дел по личному составу.

Здравствуйте! Посоветуйте, пожалуйста. В архиве организации я завожу сейчас учетную документацию, возникли вопросы по листу фонда:

1.
по мере поступления документов, как вносить в него записи, от руки или каждый раз перепечатывать заново?

2.

Как вести реестр описей в архиве организации

Для этого необходимым подспорьем оказывается так называемый реестр описей.

Реестр описей — перечень описей на документы архива, систематизированный в порядке номеров фондов.

В некоторых архивах существуют аннотированные реестры описей, в которых, наряду с номерами описей и количеством единиц хранения в них, помещаются сведения о структурной части или крайних датах деятельности фондообразователя или его структурной части, а также обобщенные характеристики содержания включенных в данную опись единиц хранения и сведения о крайних датах, составляющих данную опись единиц хранения.

Эти характеристики существенно дополняют и уточняют данные путеводителя и, самое главное, позволяют выбрать нужную опись.

В ряде новейших путеводителей (например, по ГАРФ или по РГИА) характеристика материалов фонда дана с указанием соответствующих каждой группе материалов описи, т.е.

Как вести реестр описей в архиве организации образец

Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах. Составляем опись Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.

Опись документов в архив

Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны.


Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Последовательность составления внутренней описи дел

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа.

Этот вид документов относится к научно-технической документации (НТД) и включается в опись НТД. Если патентов много, то на них может быть составлена отдельная опись.

Здравствуйте! Не могу разобраться, подскажите пожалуйста у личных карточек Т-2 ВУР какой срок хранения и номер статьи по перечню какой? В статье №658 перечня за 2010 год просто указаны личные карточки, а про ВУР ничего не сказано и непонятно сколько они хранятся.

Важноimportant
Спасибо.

Здравствуйте! В личной карточке Т-2 есть раздел «Сведения о воинском учете». Карточки Т-2 (ВУР), которые ведутся в некоторых организациях, по сути, дублируют карточки Т-2.


Поэтому специалисты рекомендуют хранить эти карточки 3 года после увольнения работника по аналогии со ст. 685 е и 690 Перечня 2010 года.

Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

  • На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Опись документов

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е.

В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия. Вся информация по учету документации в архиве будет

приведена на примере конкретной организации, которая представляет собой источник комплектования государственного архива с полной формой приема.
Таким образом, мы рассмотрим процесс учета документов в архиве такого предприятия, к которому применяются максимальные требования.

Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие. Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов.

В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись.

На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка «Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись».

В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению ОЦД архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения. Реестр описей ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД. В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД.

В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.). Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же».

Опись документов бланк образец

Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.
Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг.

В такие учетные документы, как лист фонда, реестр описей и паспорт архива, дела временного (до 10 лет) хранения не включаются. Это видно и по формам учетных документов (приложение 13, 19).

Добрый день.

Помогите, пожалуйста, разобраться! По орг. стрктуре есть корпоративный центр с директором и региональные отделения со своими директорами. Везде издаются приказы по основной деятельности. Где должны храниться приказы? Все в корпоративном центре или регионы хранят свои на местах? Нумерация приказов везде своя.

Спасибо.

Здравствуйте! Если приказы, издаваемые отделениями, подписываются директорами этих отделений, то, конечно, они должны храниться на местах, то есть в отделениях.

Вы имеете ввиду оперативное хранение? А если документы подлежат обработке и передаче в архив организации.

Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• предисловие;

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *