Как распределить документы в фирме по кадрам

К их числу относятся: — личная карточка работника, — штатное расписание, — табель учета рабочего времени, — личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.


ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации).

В положении об аттестации должны быть прописаны:

— порядок формирования аттестационной комиссии;

— сроки подготовки к аттестации;

— сроки проведения процедуры аттестации и ее периодичность;

— четкие критерии и система оценок аттестации квалификации работника;

— результаты аттестации и др.

Отметим, что процедура аттестации воспринимается многими работодателями и работниками как карательная именно в связи с применением вышеуказанной статьи в отношении работников при увольнении. Однако данный инструмент работодателя направлен на выявление как низкой, так и высокой квалификации сотрудников.

Как распределить документы в фирме по кадрам

Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета.ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т. д.)

Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит документам ксерокопирование и сканирование.

Приемные часы могут быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема. Следите, чтобы в часы приема посетителей на вашем столе не было лишних документов.
Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок о месте работы, занимаемой должности, стаже. Нелишним будет напомнить, что не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону.

Кадровая служба организации функции, организация и состав

Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату.

Вниманиеattention
Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей — 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить.

Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи.

Задача 1.

Важноimportant
Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;

  • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров. Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Ст.
189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.

ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон Индивидуальные документы Трудовой договор Ст. 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно Приказ о приеме на работу Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.

Обязательно Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г.
Дела в течение определенных сроков (обычно это два-три года) хранятся в шкафах в отделе кадров. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего выделяются для уничтожения с составлением специального акта.

Основной документ, устанавливающий порядок хранения кадровых документов, — это Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Основным документом, устанавливающим сроки хранения документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации.

Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы (иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы). Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах.
Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов.

От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.

Уровень секретности, обеспечиваемый шредером, задается максимальным размером фрагментов, на которые режется бумага или другой носитель.

Согласно международному стандарту DIN 32757-1 различают пять уровней секретности:

  • секретность первого уровня присваивается моделям, на выходе выдающим полосы шириной до 1,2 см. Восстановить документ из такой стружки можно, хотя придется повозиться. Поэтому подобные шредеры используют преимущественно для уборки рабочего стола;
  • второй уровень секретности не намного серьезнее. Аппарат выдает полоски не шире 0,6 см. Такие устройства благодаря своей доступной цене распространены довольно широко;
  • шредеры третьего уровня секретности можно использовать для уничтожения конфиденциальных, но не секретных документов.
Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *