Как правильно писать сначала дату а потом номер или наоборот

как правильно писать сначала дату а потом номер или наоборот

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Продолжение. Начало в № 6 за 2012.

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер.


На основании Акта делаете Приказ руководителя организации о внесении верных записей в трудовые книжки. Не забудьте о том, что со всем записями, вносимыми в трудовую книжку ( Приказами — основаниями), люди, которым трудовые принадлежат должны быть ознакомлены под роспись… Иначе говоря их нужно будет привлекать к составлению АКТа и предварительно знакомить с Приказом (и точными формулировками вносимых записей).

Если люди будут очень сильно злы – есть вариант с выдачей дубликатов трудовых книжек по их письменному заявлению без этих «косячных» записей. Это оговорено в Инструкции. Точный пункт не помню, но это там легко найти.

Печать будете ставить, когда людей будете увольнять реально.

Как правильно писать сначала дату а потом номер или наоборот

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [12] .

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

Исполнительный директор ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А.

Федоров

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

Исполнительный директор Федоров Н.А.

Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:

Кроме печати организации (печати работодателя) в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров.

Совет. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей.

Важноimportant
Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

Медведев М.А. Медведев

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

Генеральный директор Медведев М.А. Медведев

Главный бухгалтер Логинова Н.И.


Логинова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по экономике Заместитель директора по производству

Козлов О.Г.

Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).

Согласно п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 печать должна иметь круглую форму, на печати должно быть отображено полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст.

Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005.

[16] Организационно-распорядительная документация.

Инфоinfo
Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005. Приложение 7.

[17] Организационно-распорядительная документация.


Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005. Приложение 8.

М.В.

Вопрос: дата записи стоит?)

  • Сейчас у вас две «проблемные записи» и человека, который создал проблему нет.

Советую сделать АКТ или служебную записку и отразить в этом документе факт обнаружения некорректной записи. На основании первичного документа издать Приказ (который будет являться документом-основанием) для внесения записи в трудовую книжку. И после того, как будет создан этот документ правильно отметить запись №5 со ссылкой на изданный Приказ.

№6 (дата) Запись №5 признать не действительной (Приказ №…от…)

Вам сейчас в первую очередь нужно подумать не столько о записи, сколько а о том, какие у вас есть документы-основания.

Схема делопроизводства неумолима: документ-основание – запись со ссылкой на документ-основание.
Если по каким-либо причинам документа-основания нет, то нужно подумать, как его создать.

Как организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1–2004).

[2] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 25.

[3] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 54.

[4] В Приложении 1 приведен примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

[5] Организационно-распорядительная документация.


Вниманиеattention
Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005.

[6] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.


Термины и определения», п. 65.

[7] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

[1] Янковая В.Ф.

полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).

В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г.

ООО «…»

  1. Порядковый номер записи ставиться не в графе «наименование организации», а в графе записи о приеме на работу
  2. Сокращения делать нельзя (запись «отд. кадров» существовать не должна)
  3. Запись «уволен по собственному желанию» тоже быть не может (нет такого пункта в статье 77) Все записи должны точно соответствовать ТК РФ. То есть запись выглядит так («трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового Кодекса Российской Федерации»). На сегодняшний момент Инструкция действует лишь в части не противоречащей ТК РФ, поэтому нет больше такой записи как «уволен по собственному желанию» — легитимны формулировки по ТК) Кроме этого, обратите внимание на последовательность — номер статьи, часть, пункт.
  4. «Запись №5 считать не верной» — этот прикол я уже выше комментировала.
Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *