Изменились паспортные данный работника кадровый документооборот

изменились паспортные данный работника кадровый документооборот

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Смена прописки, смена паспорта

России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ. Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт). Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника.


Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Изменились паспортные данный работника кадровый документооборот

К заявлению работник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.). В случае изменения фамилии в связи с заключением брака работнику недостаточно предоставить только свидетельство о браке, обязательным документом будет и паспорт на новую фамилию.

Приказ о внесении изменений в учетные документы

Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа об изменении персональных данных сотрудника, но, чтобы донести информацию до всех заинтересованных лиц (кадровой службы и бухгалтерии), данный приказ, с нашей точки зрения, необходим.

С 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете только унифицированные формы первичных документов.

С приказом ознакомить главного бухгалтера Ф. И.О.

Основание — представленные документы.

Генеральный директор _____________________ И. О. Фамилия

С приказом ознакомлены:

Работник _________________________________ И.

Важноimportant
О. Фамилия

Сотрудник кадровой службы ________________ И. О. Фамилия

Главный бухгалтер ________________________ И.


О. Фамилия

Шаг 3

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма N Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые.
Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разд.

Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных

в кадровых документах

Общество с ограниченной ответственностью «XXX»

(ООО «XXX»)

ПРИКАЗ

__ __________ 201_ N ____-к

Москва

О внесении изменений в учетные документы

В связи с…

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.


Вниманиеattention
Изменить в учетных документах… на… с «__» ____________ 201_ г.

2. Работнику кадровой службы (должность, Ф. И.О.):

2.1.


Внести соответствующие изменения в учетные документы и трудовую

книжку работника.

3.

Содержание трудового договора

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий.

Общество с ограниченной ответственностью «Конфетка», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице директора Вкусняшкина Ю.Ю., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иваенова В.И., именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.08.2003 г. № 3 о нижеследующем: 1. В связи со сменой паспорта Работником, реквизиты Работника, а именно паспортные данные в разделе «Юридические адреса и подписи сторон» изложить в следующей редакции: паспорт серия 7505 № 222222, выдан 28.12.2008 г.

УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска 2. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 01.08.2003 г. № 3 и вступает в силу с 28.12.2008 г. 3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Скачать образец заполнения заявления для обмена паспорта в 45 лет

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

  • трудовое соглашение;
  • лицевой счет в финансовой организации;
  • личная карточка;
  • доверенность и так далее.

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

Антонову Л.К.

От сотрудника PR-отдела

Самойловой.

В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др.

ТК РФ при истечении срока действия трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, предупреждения работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения не требуется. Утверждение истицы о том, что с нею был заключен трудовой договор на неопределенный срок, не соответствует обстоятельствам дела.

В кассационной инстанции истица Ш.

Инфоinfo
Т. и ее представитель З. А. доводы, изложенные в кассационной жалобе, поддержали.

Представитель ответчика Н. Р. просила отказать в удовлетворении кассационной жалобы, поскольку увольнение истицы произведено в соответствии с законодательством.

Прокурор прокуратуры Еврейской автономной области В.


К.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору от 20.03.2009 N 11 03.10.2011 N 1 Москва Общество с ограниченной ответственностью «Полигон-2» (ООО «Полигон-2»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Антонова Сергея Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и инспектор по кадрам отдела кадров Лукина Александра Леонидовна (на дату заключения трудового договора Морозова Александра Леонидовна), именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем: 1.1.

Дополнительное соглашение об изменении паспортных данных работника

В связи с изменением персональных данных работника Стороны определили, что трудовой договор заключен с Лукиной Александрой Леонидовной в соответствии с паспортом серии 05 03 N 456575, выдан 29.09.2011 ОВД «Коньково» г. Москвы. 1.2.

Все документальные основания могут быть в соответствии с законом указаны в разделе о дополнительных сведениях личной карты сотрудника.Четвертый этап

  • На данном этапе можно вносить изменения в действующую трудовую книжку. В соответствии со специальным Постановлением Правительства РФ «225 от 16 апреля 2003 года, а также с пунктом 2.3 Регламента о заполнении трудовых книжек, смена сведений о фамилии, дате рождения или образовании производится работодателем на основании паспорта, брачных свидетельств, дипломов и прочих документов.
  • Все поправки вносятся на титульный лист книжки. Для реализации данной процедуры чертой перечеркивается устаревшая запись, после чего на свободном месте документа прописываются новые сведения.
Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *