Акт о недостачи при приходе

акт о недостачи при приходе

Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

  • акты приемки;
  • акты недостачи;
  • акты возврата;
  • другие акты.

Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

Функции и роль документа

Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара.


Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию.
Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации.

Акт о недостачи при приходе

Далее проставляется дата составления документа.

  • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина.

    Вниманиеattention
    Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
  • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
  • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования.

Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
  • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
  • Далее заполняются сведения о поставке товара.
  • Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.

    Важноimportant
    АКТ №_________от «_____»__________________20___г. о недостаче и(или) пересортице товара

    1. Название организации __________________________________________________________________________

    2.


    ФИО уполномоченного лица _____________________________________________________________________

    3. Номер накладной и счета-фактуры поставщика _____________________________________________________

    4.
    Транспортная компания __________________________________________________________ по транспортным накладным №____________________________________________________________

    5. Состояние тары и упаковки продукции ____________________________________________________________

    6.
    Количество мест по накладной поставщика ________________________________________________________

    7.

    Во втором – разницу в сумме.

    В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно.

    Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

    Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

    Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

    Юридические тонкости

    Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

    Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика.


    Эта бумага составлена на его основе.

    2

    3

    4

    5

    Итого сумма недостачи и(или) пересортицы, руб.

    Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

    Правила оформления

    Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

    Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:

    1. Распечатать нужную форму документа.
    2. Определиться с точным количеством недостачи.

    Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.

    Последний пункт акта является основным.

    Инфоinfo
    На нем необходимо остановиться подробнее.

    Таблица

    Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи.


    По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

    Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

    Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

    Образец акта о недостаче товара при приемке

    Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии.

    Комментарии 0

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *